Grupo Vía analiza la evolución del sector workplace en Madrid.
Más de 70 profesionales acudieron a esta gran cita del workplace en Madrid organizada por Grupo Vía, que tuvo lugar en el showroom de Actiu, patrocinador del evento junto a Tarkett. Ocho expertos del sector de las oficinas, coworkings y espacios de trabajo flexible participaron en este foro con sus case study y debate: Savills, Impact Hub, Antana, ISS, Plug&Go, 2Bold, 3G Office y Cloudworks.
La inversión en oficinas creció un 33% en 2024, situando España como motor europeo. Un mercado vivo y dinámico en el que varias tendencias se están consolidando en los últimos años en temas de Workplace: El trabajo remoto y su influencia en la ocupación de las oficinas; La inversión en políticas de inclusión, diversidad y equidad; El impacto de las organizaciones en su entorno en temas de sostenibilidad, circularidad y low carbon buildings; El aumento de las políticas de salud y bienestar de los usuarios de los espacios; La convivencia y aprendizaje de entornos cada vez más tecnológicos frente a la necesidad de biofilia y vegetación y elementos naturales.
¿Cómo se enfrenta un diseñador a un nuevo proyecto de espacios de trabajo con todos esos retos? Para ello, Grupo Vía ha organizado una nueva edición de este evento en el que dar voz a los líderes que están transformando el diseño de oficinas, coworkings y espacios flexibles.
Leyre Octavio de Toledo, Executive Director Architecture + Head of Occupier Solutions de SAVILLS, ha descrito el espacio de trabajo ideal como aquel que es capaz de anticipar las necesidades del mañana y por eso debemos crear entornos preparados para crecer, transformarse y seguir ajustándose a los valores de las organizaciones y empleados. Las empresas están transformando su cultura, procesos, metodologías, organización y tecnología, pero como muchos de estos cambios son intangibles el espacio de trabajo es clave por su capacidad para reflejar algunas de estas transformaciones y por ser capaz de impulsar y potenciar algunos de estos cambios. Octavio de Toledo también ha identificado tres retos interesantes: 1.- La Casa de Todos (las empresas son cada vez más diversas y necesitan talento diverso en generaciones, culturas, capacidades y el reto es lograr que todos sientan que la oficina se ha hecho para ellos), 2.- Salud, Bienestar y Neuroarquitectura (se puede medir el impacto cognitivo que la luz natural, biofilia, ergonomía y calidad del aire tiene en la reducción del estrés y por tanto en aumento de la productividad, más fidelización y retención del talento, menos costes al haber menos absentismo y una mejora de la imagen y valores de marca), y 3.- Espacios elásticos (hay compañías que fluyen en una transformación constante, con planes estratégicos que se han reducido de 8 a 3 años y con necesidad de poder crecer/decrecer de ahí que necesiten espacios vivos que se adaptan a los cambios sin necesidad de grandes obras).
María Calvo, directora de Workspaces de IMPACT HUB, ha analizado cómo en los 15 años de actividad han pasado de ofrecer espacios para ayudar a un tipo concreto de usuarios a desarrollar su talento y trabajo a abrir el foco y ofrecer servicios más corporate en el que acoger también a corporaciones. Esta ampliación de foco les ha llevado a buscar el equilibrio y ofrecer espacios donde convive la tecnología y hospitality, bienestar y productividad, eficiencia e hiperflexibilidad. Calvo ha destacado la importancia de la medición para obtener indicadores de eficiencia (datos consumo, coste empleado, impacto ESG) y de efectividad (gestión modelo híbrido, ocupaciones, atraer modelo diverso, colaboración, confort y mejora del compromiso). Gracias a analizar data, se puede optimizar y aprender y adoptar mejoras para los clientes. En Impact Hub está siendo clave ofrecer adaptación del espacio (opciones de mobiliario, acceso digital, branding personalizado, salas de reunión-formación-eventos, Smart office), bienestar y productividad (gestión de la sostenibilidad integral, circularidad, salud y emoción en los espacios, certificación BCorp), casar el hospitality con la tecnología (art of hosting e I+D+i tecnológico) y ampliar los espacios de amenities (integrar en ciudad a los usuarios, cursos/talleres, programas de bienestar, networking/experiencias).
Javier Alonso, CEO de ANTANA, ha relatado como el 40-45% de su facturación corresponde al segmento de oficinas, donde han realizado diseño y/o construcción de espacios de diferentes sectores y tamaños (de 500m2 a 5.000 m2) lo que les ha permitido ver cómo las organizaciones se han adaptado y cómo afrontan los próximos cambios. Para entender las tendencias actuales de oficinas (tecnología + IA, salud y bienestar laboral, teletrabajo + híbrido, inclusión y diversidad, sostenibilidad y circularidad, biofilia..) es necesario entender a las empresas y comprender el origen que se encuentra en cumplir objetivos estratégicos que pasan por reducir la rotación de personal, aumentar la productividad, mejorar el clima laboral, incrementar el valor de marca, optimiza recursos y reducir costes, y cumplir con las regulaciones y objetivos ESG. Alonso ha ilustrado su ponencia con los espacios Venture X en Velázquez 50 y en Azca y ha comentado que ante la incertidumbre de los próximos años con nuevos cambios, retos y políticas internacionales seguirá siendo clave escuchar al cliente y entender sus valores.
Beatriz Santos, Head of Workplace Services Spain de ISS, ha destacado el factor diferencial de acercarse a los clientes desde un punto de vista estratégico ya que cuando llega la división de Workplace existe un recorrido previo con el cliente gracias a la integración de servicios que ofrece ISS lo que permite “saber ya qué se respira, sus valores y sus necesidades” y saber que una vez diseñado un espacio sigue la vinculación con la organización. Santos ha marcado cuatro iniciativas y tendencias que consideran importantes hoy en día al pensar en el futuro de los espacios de trabajo: 1.- Bienestar, biofilia y neuroarquitectura (el confort se puede entender como una ciencia gracias a los informes y estudios y los datos, como -por ejemplo- pasar 20’ con percepción de naturaleza mejora el estado de ánimo y aumenta la productividad), 2.- ESG Sostenibilidad ambiental, social y gobernanza (tanto en temas de circularidad y reutilización de mobiliario y productos, como también poniendo el foco en temas de diversidad, como -por ejemplo- saber qué implica en cuanto a transformación del espacio hacerlo accesible para silla de ruedas), 3.- Optimización de espacios y modelos híbridos y de teletrabajo (mucha resistencia al cambio, espacios ineficientes o espacios sin uso por posibilidad de teletrabajo) y 4.- Oficina como punto de atracción e imagen de marca (establecer estrategias para aumentar el ratio de ocupación, implementar metodología del Customer Journey para analizar la experiencia del usuario en el entorno y saber dónde intervenir).
Covadonga G. Quintana, CEO de PLUG&GO, ha hablado sobre cómo se está buscando que el espacio de trabajo sea más inclusivo, accesible, diverso, sostenible, híbrido y equilibrado en un momento en el que la oficina difusa pone a la persona frente al espacio ya que se puede realizar el trabajo desde cualquier lugar (un 70% de la población mundial tiene un modelo híbrido) y con cada vez más presencia del espacio digital. En este contexto Covadonga se ha planteado si los espacios están preparados para la Inteligencia Artificial, ya que según datos de Microsoft un 66% de los directivos no contratarían a trabajadores sin conocimientos IA y un 77% de los trabajadores usan estas herramientas; abriéndose así unas posibilidades de 97 millones de nuevos empleos. En base al trabajo realizado con Ricoh para la nueva sede social en Las Tablas, con diferentes workshops estratégicos y prácticos en torno a cómo integrar este modelo IA en la nueva sede, han extraído los siguientes aprendizajes: activación por voz requiere de espacios que hayan trabajo mucho su acústica, el 80% de los espacios son colaborativos ya que no se trabaja por tareas sino por proyectos, ampliar la cualificación del personal (formación continua de la gente con potencial y espacios que puedan configurarse para acoger a distintos aforos para formación), espacios flexibles no estáticos (paredes flexibles, paneles móviles, crecer/decrecer), espacios inmersivos (importancia de la experiencia, nueva concepción de showroom en la esfera digital), automatización de procesos (que lleva a externalizar departamentos y pensar en la conectividad para la co-creación) e identidad y diferenciación de la marca.
Aída G. Pinillos, arquitecta de 2BOLD, ha explicado cómo la mayoría de sus clientes en espacios de trabajo son startups y skylabs con procesos y productos muy innovadores, lo cual les ha permitido diseñar para organizaciones en constante evolución. En base a esta experiencia acumulada ha identificado cuatro grandes cambios: 1.- Nuevas narrativas (propósito a través de coherencia, experiencia, inclusión de arte, diseño sostenible y transparente), 2.- Nuevos procesos (formas de trabajar son diferentes y se requiere áreas sociales, cabinas de llamada, integración tecnológica, espacios multiusos, zonas de reunión informal, espacios de ideación), 3.- Nuevos talentos (con necesidades espaciales diferentes que requiere de capacidad de personalización y regulación luz/clima) y 4.- Nuevas culturas (zonas de expresión creativa, zonas Instagram/streaming, sala Makers, bibliotecas comunitarias…). Asimismo, ha compartido el trabajo realizado para M25, un hub tecnológico y coworking en un antiguo garaje en el que se ha co-creado la marca basada en los arrecifes de coral que son capaces de crear ecosistemas a 25 metros de profundidad, con una materialidad, señalética y acabados de narrativa marítima, materiales crudo y reciclaje, biofilia, climatización y luz natural a través de lucernario.
Jody Parra, director de Consultoría y Diseño Estratégico de 3G OFFICE, ha analizado cómo están evolucionando los modelos de trabajo en base a dos ejes (flexibilidad y propósito). Hasta el covid el modelo de Activity Based Workplace solo respondía al “qué”, pero tras la pandemia la oficina ya solo es un elemento más del ecosistema (respondiendo al “dónde” trabajar) y la posibilidad de colaboración asincrónica cambias los esquemas (respondiendo al “cuándo” trabajar). El siguiente paso para Parra es pensar en el “para qué”, en el propósito de ir a trabajar: Hay que gestionar, liderar y colaborar en la sincronía/asincronía para crear capital social (hacer equipo, red y fluir el conocimiento) mediante contenidos (aprendizaje, bienestar, innovación) a través de eventos (espacios singulares, adaptables, colectivos) con anfitriones que se pan ejercer un liderazgo participativo y llenar los espacios de contenido valioso. Este nuevo modelo de trabajo V4.0. basado en contenidos donde responder de manera intencional al propósito y cambiando el layout que ya no es activity based, ni team based si no que es event based (más parecido a un plató donde suceden cosas, con cambios continuos que le dan sentido a la oficina, pasando del Behaviour + Briks + Bits al Content + Place + Community).
Marta Gràcia, CEO de CLOUDWORKS, ha narrado la evolución de la compañía que celebra diez años siendo uno de los principales operadores de coworking (el único como empresa familiar) y que ha basado su modelo en invertir en tres plantas superiores de un edificio y si el modelo funciona ir ampliando plantas dentro del edificio. En 2024 han facturado más de 11.5 millones de euros y este año prevén superar los 30.6000 m2 y 3.600 puestos de trabajo. En estos años de actividad el principal cambio para Gràcia ha sido la percepción de los propietarios que ahora están más interesados en el modelo y lo ven como un valor añadido y una posibilidad de ofrecer más servicios a sus propios inquilinos. Desde 2022, Cloudworks cuenta con un equipo de arquitectura in house pero buscan que cada nuevo proyecto sea diferente gracias a la colaboración con diferentes estudios de arquitectura, constructoras y mobiliario. Entre las últimas aperturas encontramos el segundo inmueble en Madrid en la zona de Azca y el equipamiento 15 en Barcelona recién inaugurado en el Born. Gràcia ha señalado la gran importancia que tiene que los espacios se puedan reconfigurar para acoger eventos de ahí que las opciones de mobiliario y construcción tienen que sean movibles y flexibles.
En el debate final se han analizado temas como qué contenidos y experiencias se pueden implementar para atraer al empleado a las oficinas y coworkings frente al teletrabajo, cómo se tienen en cuenta la diversidad del personal e intergeneracionalidad, qué tasa de disponibilidad existe en la zonas prime de la ciudad y qué pasará con los edificios de oficinas fuera de la M30-M40, así como la apuesta por espacios con introducción de vegetación, materiales naturales y biofilia, entre otros temas.
